普段仕事のスケジュールを管理する際に皆さんどういったことをされていますか？
私は今までメモを書いたり、メールでの依頼事項についてはメール本文をプリントアウトして未処理のファイルに挟んで順次対応するようなやり方をしていました。
もしくはメールの受信フォルダに残しておき忘れないようにする等なのですがどうしても埋もれてしまうというリスクがあります
今回は仕事を効率的に管理することのできる Todoリストについてご紹介させていただきたいと思います。
管理するソフトとしては MicrosoftのOutlookそれとTodoというソフトを使います
実は昔からある機能らしいですが私がその存在を知らなかったために、今回の在宅勤務の際に勉強をした際に改めて知ることになりその便利さに非常に驚きました
(昔から使っていれば・・・！)
仕事の依頼というのは様々な形で入ってきます
口頭での依頼やメールで連絡がくる場合、それに対して期日が様々設けられており、職場全体のスケジュール感を考えると期日までに仕事を終わらせておくということは非常に大切になります。
とはいえ、毎日忙しいとどうしても限界があります。
タスク管理を一元化できます
今まで私がやっていたようにメモや受信メールを印刷するようなやり方では色々と無駄が生じます。
まず印刷した紙やメモ髪自体が紛れ込んでしまう場合。
仕事はすぐにできるとは限りませんので、一定の期間自分の机に物理的にメモ等が残るということになります。
しかしそれが数多くなってくると、優先的にやりたかった仕事でも埋もれてしまう可能性があります。
また様々な事を同時にしていくと今実際に何が残っているのかというのが一元化できません。
一つのやり方としては Excel ファイルのような形で to do リストを作るという方法なのですが、その都度入力していくというのも、それはそれで時間がかかってしまいます。
そもそも仕事を管理するために別の作業を増やすというのはできれば避けたいところです。
口頭や電話で連絡するが来る場合は別として、仕事の多くはメールで依頼がくるのではないでしょうか
私の場合はメールでの連絡が多くまた電話での依頼事項に対しても複雑な内容については別途でメールを送ってほしいと指定することがあります。
このメールをそのままタスク管理の起点に使うことができれば非常に効果的ですよね。
私が知らなかったのですがMicrosoft製のOutlook、それとGmail何もメールを起点にタスク管理が可能です
Todoリストと呼ばれるやることリストメールを起点にして作成することが可能なのです。
それでは具体的にやり方を見てみましょう。
受信メールからタスクを作成しよう
それでは実際に受信メールからタスクを作成するイメージです。
今Outlookのweb版を使用しているため画面のレイアウトは使用するソフトによって多少異なるとは思います。
受信メールの上で右クリックをすると「タスクを作成」という項目があります。
これを選択すると受信メールを添付した状態でタスクを作成することができます。
後はそれに対して期日を設けておけば仕事に対して優先順位をつけていようもすることができます
メールのからタスクを作成することで、便利なのがタスクをクリックすることで受信したメールを開くことが可能ということです。
要はタスクを実行するまでにそれなりに時間がかかる場合に、メールを探すことなく簡単に確認することができるということです。
もちろんそこから返信することも可能です。
受信メールからタスクを作成が終われば、メールそのものは他のフォルダに移動するようにし、常に受信メールを空にするように心がけることでメールの見落としの防止にもつながります。
作成したタスク自体はOutlookにあるTodoという画面で確認ができます。
タスクに対して期日を決めておけば期日の近いものを優先的に上に表示することができます。
上から順に対応しておけば段取りよく仕事をすることができるでしょう。
またメール以外にも後頭部や電話での依頼事項についても、同じくこのTodoリストに入れておくことにより、仕事のうっかりミスの防止にもつながり管理がしやすくなります
スマートフォンからも使用することができます
このTodoリストなのですがスマートフォンからでも使用することができます。
受信メールからタスクを作成するという機能はないのでパソコンで事前に作っているタスクを確認したり、新規でタスクを作成するといった使い方が出来ます。
外出先で便利なのが出先で新たに仕事が発生した場合にメモを取るかわりに、このTodoリストに設定しておけば忘れる心配はありません。
例えば事務所に戻ったら●●をする、ということもTodoリストを作成しておけばＯＫです。
わざと期日を過去日に設定すれば最上段に表示されるので、Todoリストを見る習慣をつけておけばスムーズに仕事ができるでしょう。
いかがでしょう？
今回はサンプル画像としてはMicrosoftのOutlookを元に作成いたしましたがGoogleの Gmailでも同様の管理は可能です。
ただTodoリストの見やすさから考えると私はMicrosoft製の方がお気に入り。
(GoogleはGmailの右側に小さく表示されるので、ちと見にくい。)
コンピューターと近い人間はマルチタスクが得意ではないと言われています。
色々な事を同時にやろうとするとそれだけストレスも大きくなります
またTodoリストだけでなく、予定表の管理も同じように可能です。
手間のかかるタスク管理はコンピューターにやらせてできるだけストレスフリーな生活を送ってみてはいかがでしょ？
