アクセスとエクセルを組み合わせて便利に使うことができるというのはご存知でしょうか。
普段管理するぶんには Excel を使って編集や計算式などを使うことが多いファイルでも状況に応じて組み合わせて一つのデータにすることもあるでしょう。
例えば顧客リスや売り上げリストなど別々のエクセルでなって完成されているものを組み合わせるとなかなか面倒です。
最初からアクセスの形式でそうなると普段の入力に支障が出るというケースもあるでしょう。
実はあまりパソコンを触りたくない病です
さて余談なのですが、実は私パソコンがめちゃくちゃ好きというわけではありません。
日常生活においては正直あまり触れたくないというのが本音です。
適度にブログを書くというのは良いのですが必要以上には正直パソコンはしたくないというのがあります。
Excel や Access をいろいろ使っているや、マクロ勉強しているというのもパソコンに触れている時間を最小の時間にしたいというのがきっかけなのです。
なので職場の周りの人から誤解しがちなのですがパソコンが好きというのはちょっと違います。
私も事務が本職ではありませんので事務作業を極限まで軽量化して本来時間を費やすべきところに力を使いたいというのがあってパソコン色々勉強して次第なのです。
周りの人はどうも「こいつはパソコンが得意だからパソコン好きなのではないか」という何か違った考えが保たれているように感じてなりません。
パソコン関係の仕事が結構回ってきますが、ちょっと違うんだと言いたくなる時もあります。
それぞれのソフトの長所を利用する
話がそれてしまいすいません。
Excel と Access を組み合わせる考え方なのですが、日常的に作業するのはエクセルを使っておき計算式やマクロなどうまく利用してエクセルならば管理方法を行います。
日常的な作業に関してはそれだけで完結です。
さてここからです。
別々に作られているExcelファイルを組み合わせて一つのデータベースを作る場合にはアクセスを利用する方が結構便利です。
もちろんExcelでも外部参照が可能なのですが、レポートの自由度や操作速度ではAccessにはかないません。
アクセスにはデータベース内にそれぞれのテーブルを作るという形と、外部ファイルをリンクして一つのテーブルを作ると言う二つの方法があります。
今回アクセスとエクセルを組み合わせるというのはこの外部リンクのテーブルとして Excel を利用する。という考え方です。
リンクテーブルで作ったファイルは通常のアクセスで作ったファイルと同じくリレーションシップやクエリーなどを使って加工することが可能です。
もちろんレポートなどにもデータとして利用が可能です。
普段の作業はアレンジがしやすいエクセルで、定型パターンの分析を行う場合にはアクセスという風にうまく使い分けをすることで日常的な業務を効率よく行うことができるでしょう。
これはマスターのテーブルを使う場合などに利用することができます。
冒頭にお話しした顧客リスト複数の表で利用する場合、顧客リストを Excel ファイルとしては完成させておき、必要に応じてアクセスにリンクさせておきます。
あとはクエリーや、必要な形に完成させてレポートとしてデータとして出力させればいいでしょう。
割とシンプルな機能ではあるのですが意外と知られていないような気がします。
日常的に作業する場合には計算式でvlookup関数などやマクロをフル活用するほうが薬ですが、大量のデータを分析するようなデータベースとしての側面を使う時にアクセスを使うという風に一つのファイルを使い分けすることでより効率よく作業ができるかもしれません。
一度試してみてください。
ちなみにアクセスについて最近はプリインストールされていることも少なく、 LibreOffice を使うというのも一つの方法ですね。
私が使っているAccessの画面はこちら。
Access 2000でござる。(古！)
最新版の方が機能も増えているのでしょうが、複数台で使えるようになればまた導入も考えやすいんですけどね。
レイアウト的には2000ぐらいが一番好きだなぁ
